Serie „Der souveräne Arbeitsplatz“

Ein Arbeitsplatz besteht aus wenigen Grundfunktionen – und für jede gibt es heute eine ernstzunehmende europäische Alternative. In fünf Teilen nehme ich sie einzeln unter die Lupe:

Teil 1: Suche · Teil 2: Dokumente (dieser Beitrag) · Teil 3: E-Mail · Teil 4: Chat & Zusammenarbeit · Teil 5: Speicher & Groupware

Inhalt

• Was tatsächlich beschlossen wurde
• Die zwei Missverständnisse
• Warum ODF – und nicht einfach DOCX?
• Zwei Wege zur Umsetzung
• Eine Checkliste für den Start
• Und die Schweiz?
• Der Souveränitäts-Kompass, angewendet
• Fazit: Substanz mit Durchsetzungslücke
• Quellen

Im ersten Teil dieser Serie ging es um die Suche – den Baustein, bei dem ein Wechsel kaum wehtut: eine Browser-Einstellung, zentral ausgerollt, fertig. Mit den Dokumenten wird es ernster. Hier geht es nicht um eine Voreinstellung, sondern um das Gedächtnis einer Organisation: Verträge, Bescheide, Gutachten, Protokolle, Kalkulationen. Wer das Format kontrolliert, in dem dieses Wissen gespeichert ist, kontrolliert auf Jahrzehnte den Zugriff darauf.

Genau an diesem Punkt hat Deutschland eine klare Entscheidung getroffen: Ab dem 1. Januar 2027 ist das Open Document Format (ODF) der verbindliche Standard, wenn Verwaltungen untereinander bearbeitbare Dokumente austauschen. Das ist eine der konkretesten Souveränitätsentscheidungen, die es in Europa derzeit gibt. Und sie ist gleichzeitig eine, über die erstaunlich viel Ungenaues kursiert – von „Word fliegt raus“ bis „doch keine Pflicht“. Zeit, das zu sortieren.

Was tatsächlich beschlossen wurde

Die ODF-Pflicht ist nicht über Nacht entstanden, sondern in mehreren Schritten gewachsen. Wer die Schritte auseinanderhält, versteht auch, was wirklich verbindlich ist und was nicht.

• 15.10.2024 – Digitalministerkonferenz
  Offene Austauschformate bis 2027 als politisches Ziel
  Verbindlichkeit: Politische Absichtserklärung
• 26.03.2025 – IT-Planungsrat, Beschluss 2025/06
  ODF soll bis 2027 Standard für den Dokumentenaustausch werden; FITKO soll Konzept für offene Kollaborationslösungen erarbeiten
  Verbindlichkeit: Zielbeschluss
• 2025 – IT-Planungsrat, Beschluss 2025/44
  ODF wird FIT-Standard für den Austausch zwischen Verwaltungen
  Verbindlichkeit: Verbindlich ab 01.01.2027
• 18.03.2026 – IT-Planungsrat, Deutschland-Stack (B-2026/03-IT)
  ODF und PDF/UA als Dokumentformate im Rahmenwerk für die gesamte Verwaltungs-IT; Zielhorizont 2028
  Verbindlichkeit: „Anstreben“, keine Sanktionen
• 24.06.2026 – IT-Planungsrat, Deutschland-Stack
  Fünf Stack-Komponenten werden verpflichtend; Länder nutzen mindestens drei; der Bund trägt Entwicklung und Betrieb
  Verbindlichkeit: Verpflichtend – betrifft aber Dienste, nicht ODF

Entscheidend ist die dritte Zeile. Der Föderale IT-Standard „Open Document Format“ steht im offiziellen Standardkatalog des Bundes auf dem Status Regelbetrieb und ist ab 1. Januar 2027 verbindlich. Die übrigen Beschlüsse rahmen diese Pflicht politisch ein – sie ersetzen sie nicht.

Die zwei Missverständnisse

Missverständnis 1: „Word fliegt raus.“ Das stimmt so nicht. Geregelt ist der Austausch bearbeitbarer Dokumente zwischen Organisationen der öffentlichen Verwaltung – Bund, Länder, Kommunen untereinander. Welches Format eine Behörde intern verwendet, lässt der Standard ausdrücklich offen. Eine Gemeinde darf weiterhin intern in Word arbeiten. Sie muss aber ab 2027 in der Lage sein, ODF-Dokumente zu empfangen, zu bearbeiten, zu erstellen und weiterzuversenden. Betroffen sind Textdokumente, Tabellen und Präsentationen.

Missverständnis 2: „Am Ende doch keine Pflicht.“ Auch das stimmt nicht – aber es hat einen wahren Kern. Im März berichtete Tagesspiegel Background, dass vom ursprünglich verbindlich gedachten Deutschland-Stack „kaum etwas“ an Verbindlichkeit bleibe. Tatsächlich formuliert der Stack-Beschluss vom 18. März, dass die Verwaltungen die Standards „anstreben“ sollen; Sanktionen, Audits oder Meldepflichten nennt er nicht, und er betrifft vor allem Neuentwicklungen. Ein heise-Kommentar brachte es auf den Punkt: Eine bindende Norm ohne Durchsetzungsinstrumente sei letztlich eine versteckte Empfehlung.

Nur: Das betrifft den Deutschland-Stack als Gesamtrahmen, nicht den ODF-Standard für den Austausch zwischen Verwaltungen. Der ist ein eigener FIT-Standard mit eigenem Stichtag. Wer die beiden vermischt, kommt zu falschen Schlüssen – in die eine wie in die andere Richtung.

Warum ODF – und nicht einfach DOCX?

DOCX ist doch auch ein ISO-Standard, lautet der häufigste Einwand. Formal ja. Praktisch liegt der Unterschied in drei Punkten:

• Herstellerunabhängigkeit. ODF (ISO/IEC 26300) wird bei OASIS von mehreren Herstellern und Communities gemeinsam weiterentwickelt und ist das native Format mehrerer unabhängiger Office-Suiten. OOXML ist im Kern das Format eines einzigen Herstellers.
• Umfang und Nachvollziehbarkeit. Die OOXML-Spezifikation umfasst rund 6.000 Seiten, ODF deutlich unter 1.000 – unter anderem, weil OOXML Verhaltensweisen jahrzehntealter Word-Versionen konservieren muss. Was niemand vollständig implementieren kann, ist in der Praxis an den Hersteller gebunden.
• Langzeitlesbarkeit. Ein Bescheid von heute muss in 30 Jahren noch lesbar sein. Ein offenes, schlank dokumentiertes Format ist dafür die robustere Wette.

Warum die OOXML-Spezifikation so umfangreich ist und wie es zu ihrer umstrittenen Normierung kam, beleuchte ich in einem eigenen Begleitbeitrag zu diesem Serienteil.

Zwei Wege zur Umsetzung

Für die praktische Umsetzung hat die FITKO einen Praxisleitfaden veröffentlicht. Er beschreibt im Kern zwei Wege – und beide sind legitim.

Weg 1: ODF aus der bestehenden Office-Suite. Microsoft Office kann ODF-Dateien öffnen und speichern. Für viele Verwaltungen ist das der realistische Einstieg: Die Arbeitsumgebung bleibt, das Austauschformat ändert sich. Der Haken liegt im Detail: Je nach Dokument kann es zu Formatierungsunterschieden kommen, und einige Word-Funktionen sind in ODT-Dateien nicht verfügbar. Komplexe Vorlagen, Makros und Serienbriefe sind die typischen Stolpersteine.

Weg 2: Wechsel der Office-Suite. LibreOffice, Collabora Online oder andere Open-Source-Suiten arbeiten nativ mit ODF. Das ist der konsequentere Weg – und der aufwendigere. Schleswig-Holstein hat ihn vorgezeichnet: Dort wurden rund 30.000 Verwaltungsarbeitsplätze auf LibreOffice umgestellt, ODF ist seit 2024 für amtliche Dokumente vorgeschrieben.

Dazwischen liegt eine Brückenlösung, die der Leitfaden ausdrücklich nennt: die On-the-fly-Konvertierung in automatisierten Prozessen. Fachverfahren, die heute DOCX erzeugen, können am Übergabepunkt nach ODF konvertieren, ohne dass das Verfahren selbst sofort umgebaut werden muss. Das kauft Zeit – ersetzt aber nicht die saubere Umstellung.

Eine Checkliste für den Start

Bis zum Stichtag bleiben knapp drei Monate. Aus meiner Beratungspraxis würde ich mit diesen Schritten beginnen:

1. Austauschflüsse inventarisieren. Wo verlassen bearbeitbare Dokumente die eigene Organisation in Richtung anderer Verwaltungen? Nur dort greift die Pflicht – das begrenzt den Aufwand erheblich.
2. Vorlagen prüfen. Briefköpfe, Formulare, Serienbriefe: Was übersteht den Weg nach ODF und zurück ohne Schaden? Ein Rundlauftest mit echten Dokumenten zeigt es schneller als jede Theorie.
3. Fachverfahren identifizieren. Welche Anwendungen erzeugen automatisch DOCX oder XLSX? Hier ist die On-the-fly-Konvertierung der pragmatische erste Schritt.
4. Standardformat zentral setzen. Wer bei Microsoft Office bleibt, kann das Standard-Speicherformat per Gruppenrichtlinie oder Intune-Profil auf ODF umstellen – zumindest für die betroffenen Bereiche.
5. PDF/UA für Endfassungen. Nicht jedes Dokument muss bearbeitbar sein. Für finale Fassungen ist barrierefreies PDF/UA der passende offene Standard.
6. Menschen mitnehmen. Die meisten Probleme sind keine technischen, sondern Gewohnheiten. Eine kurze Schulung zu den Unterschieden spart später viele Rückfragen.

Und die Schweiz?

Eine mit der deutschen FIT-Vorgabe vergleichbare, verbindliche ODF-Frist für den Dokumentenaustausch zwischen Verwaltungen gibt es in der Schweiz bislang nicht. Trotzdem bewegt sich gerade einiges – und das betrifft Schweizer Organisationen gleich doppelt.

Erstens direkt: Am 2. September 2026 hat die Bundeskanzlei ein Programm für einen digital souveränen Arbeitsplatz lanciert. Auf Basis der Machbarkeitsstudie „PoC BOSS“ soll die Bundesverwaltung eine Arbeitsplatzlösung aus Open-Source-Software aufbauen, die parallel zu Microsoft 365 betrieben wird – mit E-Mail, Kalender, Dokumenten, Präsentationen, Telefonie und Videokonferenzen. Ab Ende 2027 ist eine Pilotphase mit rund 3.000 Mitarbeitenden aus kritischen Geschäftsprozessen geplant; die erste Phase ist mit rund 9 Millionen Franken veranschlagt. Begründet wird das ausdrücklich mit digitaler Souveränität und Resilienz – auch als Notfalllösung, falls Microsoft 365 ausfällt. Fachberichte nennen openDesk als Grundlage, dessen Dokumentenbearbeitung auf Collabora und damit nativ auf ODF basiert.

Zweitens indirekt: Wer als Schweizer Kanton, Gemeinde oder Dienstleister mit deutschen Behörden zusammenarbeitet, wird ab 2027 ODF-Dokumente erhalten und sollte sie sauber zurückschicken können. Die deutsche Pflicht endet nicht an der Grenze, sondern wirkt über jeden Austausch mit.

Der Souveränitäts-Kompass, angewendet

Durch diese Serie zieht sich ein Prüfraster aus fünf Fragen. Für Dokumente ergibt es folgendes Bild:

1. Rechtsraum – Das Format selbst ist rechtsraumneutral. Entscheidend ist, wo die Office-Anwendung läuft: lokal, im eigenen Rechenzentrum oder in einer US-Cloud. ODF macht diese Wahl erst frei. ◐
2. Datenkontrolle – Ein offenes Format sorgt dafür, dass die Inhalte ohne Lizenz eines bestimmten Herstellers lesbar bleiben – heute und in 30 Jahren. ✔
3. Offenheit – ISO/IEC 26300, gemeinsam gepflegt bei OASIS, implementiert von mehreren unabhängigen Suiten. ✔
4. Betreibbarkeit – Der Einstieg geht ohne Suite-Wechsel; der volle Gewinn kommt mit ihm. Aufwand: mittel. ◐
5. Kosten – Das Format ist kostenlos, die Umstellung nicht: Vorlagen, Fachverfahren und Schulung kosten Zeit. Dafür entfällt langfristig die Bindung an einen einzigen Hersteller. ◐

Im Vergleich zur Suche ist der Baustein Dokumente anspruchsvoller – aber auch der mit der größeren Hebelwirkung. Wer die Formatfrage löst, hat die Voraussetzung geschaffen, um später auch die Anwendung frei wählen zu können.

Fazit: Substanz mit Durchsetzungslücke

Die deutsche ODF-Entscheidung ist Substanz: ein konkreter Standard, ein konkreter Stichtag, ein offizieller Leitfaden. Sie hat aber eine Schwäche, die man offen benennen muss – die Durchsetzung. Der Stack-Rahmen lässt vieles im Ungefähren, und auch beim FIT-Standard wird sich erst ab 2027 zeigen, was passiert, wenn eine Behörde weiter DOCX verschickt.

Für Organisationen im DACH-Raum ist die Botschaft trotzdem eindeutig: ODF-Fähigkeit wird zur Grundvoraussetzung im Austausch mit der öffentlichen Hand, in Deutschland ab Januar, in der Schweiz absehbar. Wer jetzt beginnt, kann klein anfangen – mit den Austauschflüssen, die es wirklich betrifft. Und wer es richtig macht, gewinnt mehr als Compliance: die Freiheit, die eigene Office-Umgebung künftig nach Sachgründen zu wählen statt nach Gewohnheit.

Im nächsten Teil geht es um den Baustein, in dem die meisten Dokumente verschickt werden – und der in Souveränitätsdebatten am häufigsten übersehen wird: die E-Mail.

Quellen

• Standardkatalog des Bundes (docs.gov.de) – FIT-Standard „Open Document Format (ODF)“: Status Regelbetrieb, verbindlich ab 01.01.2027, Beschlüsse IT-PLR 2025/44, IT-PLR 2025/06, DMK 15.10.2024 – https://docs.gov.de/fit-standards/odf/
• FITKO – Praxisleitfaden ODF für die öffentliche Verwaltung – https://docs.fitko.de/odf-leitfaden/docs/
• IT-Planungsrat – Beschluss 2025/06 (26.03.2025) und Deutschland-Stack B-2026/03-IT (18.03.2026)
• Tagesspiegel Background – „Doch keine Verpflichtung“ (16.03.2026) und Bericht zu den Deutschland-Stack-Beschlüssen (24.06.2026)
• Implicator.ai – Einordnung des Deutschland-Stack-Beschlusses inkl. Zitat aus heise (März 2026)
• Borncity – „Deutschland macht ODF in souveräner Cloud (Deutschland Stack) zur Pflicht“ (25.03.2026)
• Schweizerische Bundeskanzlei – Medienmitteilung zum Programm für einen digital souveränen Arbeitsplatz (02.09.2026) – https://www.admin.ch/de/newnsb/EgX1XHIfGtUN
• Dr. Web – Bericht zum BOSS-Programm und openDesk (September 2026)

Stand: 7. Oktober 2026. Aktualisierte Fassung eines Beitrags vom Juni 2026. Beschlusslagen und Zeitpläne können sich ändern; maßgeblich sind die Veröffentlichungen von IT-Planungsrat, FITKO und Bundeskanzlei.